CURS ASISTENT MANAGER-acreditat MMSS

Din păcate,Standardul Ocupațional al acestei ocupații, împreună cu multe altele- cf.noilor norme europene, au fost arhivate anul trecut și nu mai pot fi utilizate….(sunt ocupatii ce pot fi înlocuite curând cu AI).

Datorită celor peste 20 ani de experiență și al  numarului mare de absolvenți  și doritori ai acestui curs, suntem solicitati permanent pentru această ocupație,  care, practic nu mai există pe piața din România și, introducem o nouă calificare -S.O pentru ocupația SECRETARA-COR 412001,  care va demara pe data de 17 August 2024 cu Modulul 1-SECRETARIAT ADMINISTRATIV – curs de INIȚIERE-  195 ore(65 ore teorie+130 ore practică)

Cursul SECRETARIAT ADMINISTRATIV conține 195 ore (teorie +exerciții practice) și se finalizează cu certificat de inițiere in calificare SECRETARĂ- COR 412001

SECRETARA vs ASISTENT MANAGER

Meseria de secretară a fost privită, pe nedrept – în trecut, ca fiind un post destinat exclusiv femeilor cu studii medii, care arată bine și știu să-și construiască relații cu șefii.

S-a mai spus, de-a lungul timpului, că secretara este cea care știe totul într-o companie și că e indicat să te înțelegi bine cu ea, dacă vrei să afli ultimele noutăți.

Dincolo de toate aceste clișee, munca unei secretare presupune activități administrative, organizatorice, manageriale și de marketing, în subordinea directă a unui director de firmă sau șef de departament. 

Nu există o definiție universal valabilă pentru meseria de secretară, decât în măsura în care, indiferent de context, ea presupune prezența permanentă și implicarea în toate activitățile organizate de conducerea instituției sau a companiei. 

Funcția în sine este descrisă în fișa postului, cu respectarea contractului individual de muncă și a regulamentului de ordine interioara.

Evaluarea performanțelor unei secretare se realizează după criterii care includ:

• gradul de pregătire – de bază, cursuri de specialitate;
• experiența în domeniu;
• abilitatea de a lucra cu echipamente performante, o bună cunoaștere a noilor tehnologii și a mijloacelor moderne de comunicare;
• cunoașterea  a cel puțin unei limbi de circulație internațională
• Fiind, doar muncă de birou- riscurile pe care le presupune exercitarea atribuțiilor 

Atribuțiile unei secretare s-au schimbat foarte mult de-a lungul timpului, odată cu dezvoltarea tehnologiilor și cu apariția unor noi valori în companiile și instituțiile moderne.

In prezent,,ca secretară, va trebui să va asumati următoarele responsabilități:

• gestionarea agendei managerului direct;
• planificarea orarului de lucru al directorului;
• verificarea corespondenței electronice și fizice;
• formularea unor răspunsuri competente atât în limba română, cât și în una sau mai multe limbi de circulație internațională, la e-mail-urile primite de la clienții companiei;
• organizarea meeting-urilor personalului la biroul directorului;
• întocmirea corespondenței și a altor documente, reglementări, regulamente, statute, împreună cu departamentele de HR și cel Juridic și capacitatea de a căuta și de a găsi informații în aceste acte, dacă există vreo solicitare în acest sens;
• încheierea minutelor la întruniri și pregătirea documentelor necesare pentru acestea și după acestea, în funcție de cerințe;
• participarea la training pentru alți angajați din cadrul serviciului de secretariat;
• rezolvarea problemelor administrative în cazul unor evenimente organizate în afara firmei – rezervări pentru cazare, cumpărarea biletelor de avion sau pentru alte mijloace de transport, comunicarea cu alte departamente ale companiei pentru asigurarea diurnei etc.

Așadar, chiar dacă, la prima vedere, meseria de secretară pare accesibilă oricui, ea presupune foarte multă responsabilitate. Dincolo de studiile în sine, mai importante sunt abilitățile de comunicare, organizare și de gestionare a situațiilor de criză. 

Tipuri de funcții de secretară existente in tara noastra

Toate cerințele pentru un astfel de post depind de specificul și de nevoile angajatorului. În principiu, dacă doriti să fiti angajată ca secretară, puteți candida pentru mai multe tipuri de funcții, cum ar fi:

• secretară ucenică – dactilografiati scrisori și alte documente, preluati mesajele, va ocupati de corespondența prin e-mail și poștă; nu aveti responsabilități;
• secretară entry level – dactilografiati corespondența, editatii texte pe computer, preluati mesajele, gestionanati corespondența, va ocupati de chestiuni legate de protocolul firmei, organizati ședințe și conferințe; avetii responsabilități limitate;
• asistentă personală – de obicei, este vorba despre un post de subalternă a unui director executiv; organizati activitatea șefului, gestionatii corespondența în limba maternă și nu numai, aveti cunoștințe temeinice de calculator, întocmiti rapoarte, referate, broșuri, organizati agenda directorului, gestionati evenimente care au loc în afara sediului companiei, va ocupati de partea administrativă a călătoriilor de afaceri, va trebuie cunoștințe minime de contabilitate, participati la întâlniri de afaceri; aveti responsabilități care va permit să aveti acces la actul de conducere;
• asistent manager – lucrati în sfera conducerii companiei și suntetii în subordinea unui director general sau a unui manager; supravegheati îndeplinirea atribuțiilor secretarelor ucenice sau entry level, coordonati activitatea personalului administrativ (curieri, șoferi, personal de serviciu), traduceti din limbi de circulație internațională, organizati protocolul de ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri, cursuri de perfecționare/calificare/specializare profesională, puteți primi delegare de autoritate și să luati decizii în numele șefului , analizati și evaluati activitatea de secretariat, va ocupati de recrutarea personalului din subordine, aveti posibilitatea de a avansa; responsabilitățile sunt foarte mari.

Bineînțeles, pe lângă aceste tipuri de joburi, mai sunt și altele care implică o pregătire complexă și atribuții pe măsură și la care poți accede prin concurs și având experiență în domeniu. Printre ele, pot fi menționate funcțiile de: secretară șefă, șefă de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de sănătate, învățământ și lista poate continua…

În funcție de specificul postului și de nevoile angajatorului, fisa postului poate fi mai simplă sau mai complexă. Unele companii sau instituții ale statului îți pot cere studii de specialitate, cum ar fi anumite cunoștințe de contabilitate, marketing, management sau experiență în domeniul de activitate.

Rețineti că, în funcție de politica firmei la care va angajati, denumirea postului poate diferi și te poți numi secretară, asistent manager sau asistentă personală. 

Atenție, însă! Titulatura funcției poate fi înșelătoare, în ceea ce privește atribuțiile pe care le vei îndeplini. Cu alte cuvinte, putetiți întâlni o ofertă de job de Asistent Manager cu cerințe minime și una pentru un post de secretar-șef în domeniul învățământului care îți va solicita o pregătire complexă și câtiva ani de experiență.

Fiind un job  care implica studii medii si o specializare acreditata, salariul de secretară variază în funcție de mai multe criterii.

În primul rând, depinde de complexitatea jobului, pentru că una este să fti o simplă secretară într-o firmă mică și să nu vi se ceară altceva decât să organizati agenda managerului și să va ocupati de chestiunile administrative și alta este să vi se solicite să va implicati în coordonarea tuturor acțiunilor din companie, să asistati la ședințele de management și să gestionati un întreg calendar de evenimente. 

Dacă va gânditi să începeti un job de secretară,  asistentă personală sau asistent manager, trebuie să știti că rolul vostru va fi destul de important și va cere calificare si  implicare totală în ceea ce veti face.

Pentru a fi calificati in acest domeniu, va asteptam la Cursul de  CALIFICARE SECRETARĂ – acreditat MMSS compus din 1080 ore/5 module de curs

• 5 MODULE= 5 CURSURI de INIȚIERE  care  pot fi finalizate cu examinare și certificare
  •  Modul 1 –SECRETARIAT ADMINISTRATIV – 195 ore(65 ore teorie+130 ore practică)
  • Modul 2- MANAGEMENT ADMINISTRATIV – 240 ore(80 ore teorie+160 ore practică)
  • Modul 3- COMUNICAREA EFICIENTĂ ÎN CADRUL ORGANIZAȚIEI – 255 ore(85 ore teorie+170 ore practică)
  • Modul 4 –CORESPONDENȚA DE AFACERI – 225 ore(75 ore teorie+150 ore practică)
  • Modul 5- MANAGEMENTUL RELAȚIILOR PROFESIONALE- 165 ore(55 ore teorie+110 ore practică)
  • După parcurgerea tuturor modulelor, se poate obține Certificarea de CALIFICARE în ocupația SECRETARĂ

Competente:

• • – Utilizarea echipamentelor și aplicațiilor digitale pentru planificarea și organizarea activității.
    – Aplicarea prevederilor legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă şi reglementările în domeniul situaţiilor de urgenţă. – Aplicarea normelor de protecție a mediului
    – Utilizarea instrumentelor digitale pentru crearea de conținut.
    – Dezvoltarea și îmbunătățirea competențelor proprii.
    – Dezvoltarea relațiilor de colaborare și lucru în echipă
    – Gestionarea relaţiei cu partenerii şi clienţii organizației
    – Aplicarea tehnicilor de comunicare interpersonale și instituționale
    – Cunoașterea și aplicarea prevederilor legale referitoare la evidenţa, gestionarea şi arhivarea documentelor.
    – Gestionarea și actualizarea bazei de date.
    – Procesarea informațiilor și diseminarea comunicărilor interne și externe
    – Cunoașterea și aplicarea prevederile legale privind protecția datelor cu caracter personal.
    – Cunoașterea și utilizarea mijloacelor digitale de informare și documentare.
    – Cunoașterea și utilizarea conceptelor și limbajului de specialitate specific domeniului organizației.
    – Planificarea și organizarea evenimentelor de protocol și promovare.
    – Planificarea și administrarea agendelor zilnice de lucru.
    – Înregistrarea corespondenței și asigurarea fluxului documentelor.
    – Gestionarea și diseminarea documentelor legislative actualizate
    – Organizarea participărilor oficiale la evenimente cu caracter profesional
    – Planificarea și organizarea interviurilor și audiențelor .
    – Planificarea, pregătirea și organizarea reuniunilor de lucru.
    – Elaborarea și tehnoredactarea corespondenței și a materialelor specifice.
    – Respectarea confidențialității informațiilor și datelorCondiții minime de acces la program: Învățământ liceal, fără diplomă de bacalaureat
  • TAXA CURS:(1080 ore): 1900 euro sau 400 euro/modulPerioadă curs: în curs de acreditare, grupe în formare pentru perioada: august- septembrie 2024